PENDAHULUAN
PENGERTIAN JUDUL
Pengertian Manajemen dan Perangkat OrganisasiDefinisi Paul Hubert Casselman dalam bukunya berjudul “ The Cooperative Movement and some of its Problems” yang mengatakan bahwa : “Cooperation is an economic system with social content”. Artinya koperasi harus bekerja menurut prinsip-prinsip ekonomi dengan melandaskan pada azas-azas koperasi yang mengandung unsur-unsur sosial di dalamnya.
Unsur sosial yang terkandung dalam prinsip koperasi lebih menekankan kepada hubungan antar anggota, hubungan anggota dengan pengurus, tentang hak suara, cara pembagian dari sisa hasil usaha dan sebagainya seperti yang dapat kita lihat dalam:- Kesamaan derajat yang diwujudkan dalam “one man one vote” dan “no voting by proxy”.
- Kesukarelaan dalam keanggotaan
- Menolong diri sendiri (self help)
- Persaudaraan/kekeluargaan (fraternity and unity)
- Demokrasi yang terlihat dan diwujudkan dalam cara pengelolaan dan pengawasan yang dilakukan oleh anggota.
- Pembagian sisa hasil usaha proporsional dengan jasa-jasanya.
Definisi Manajemen menurut Stoner adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
* Menurut Prof. Ewell Paul Roy, Ph.D mengatakan bahwa manajemen koperasi melibatkan 4 unsur (perangkat) yaitu:a. Anggota
b. Pengurus
c. Manajer
d. Karyawan merupakan ppenghubung antara manajemen dan anggota pelanggan
- Pengertian OrganisasiOrganisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”
- DWIGHT WALDO, mendefinisikan bahwa:
Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi”
- Azas-azas Organisasi
Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar
Adapun urutannya adalah :
1. Perumusan tujuan jelas ;
Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.
Gregor, mengatakan :
Tujuan yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja kearah tujuan yang sama
2. Pembagian Tugas;
Azas ini dapat diartikan sebagai :
a) Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.
b) Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
3. Koordinasi
Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.
Adapun manfaat koordinasi adalah :
a) Menghindarkan konflik
b) Menghindarkan rebutan fasilitas
c) Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih
d) Menjamin kesatuan sikap
e) Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll
Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :
a) Pertemuan informal
b) Pertemuan resmi
c) Mengangkat koordinasi
d) Menggunakan buku pedoman, dsb
4. Pelimpahan wewenang
Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.
5. Rentangan Kontrol (Rentang kendali);
Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan.
Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah seorang atasan.
Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat, sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.
6. Jenjang organisasi :
Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi.
Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah “perbedaan antara peranan atasan dan bawahan”
7. Kesatuan Perintah :
Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.
8. Fleksibilitas :
Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi kalau dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka ini bukan fleksibilitas
Misalnya :
- Perubahan tujuan
- Penambahan tujuan
- Perluasan aktivitas
- Penambahan beban kerja dll
* Sedangkan menurut UU No. 25/1992 yang termasuk Perangkat Organisasi Koperasi adalah:
a). Rapat anggota
b). Pengurus
c). Pengawas
Rapat Anggota
Rapat anggota adalah tempat di mana suara-suara anggota berkumpul atau wadah aspirasi anggota dan hanya diadakan pada waktu-waktu tertentu. Setiap anggota koperasi mempunyai hak dan kewajiban yang sama dalam rapat anggota untuk mengemukakan pendapat dan saran kepada pengurus baaik di luar maupun di dalam rapat anggota. Anggota juga harus ikut serta mengadakan pengawasan atas jalannya organisasi dan usaha koperasi.
* Koperasi merupakan kumpulan orang atau badan hukum koperasi.
* Koperasi dimiliki oleh anggota, dijalankan oleh anggota dan bekerja untuk kesejahteraan anggota dan masyarakat.
* Rapat anggota adalah tempat di mana suara-suara anggota berkumpul dan hanya diadakan pada waktu-waktu tertentu.
* Setiap anggota koperasi mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Seorang anggota berhak menghadiri rapat anggota dan memberikan suara dalam rapat anggota serta mengemukakan pendapat dan saran kepada pengurus baaik di luar maupun di dalam rapat anggota. Anggota juga harus ikut serta mengadakan pengawasan atas jalannya organisasi dan usaha koperasi.
Anggota secara keseluruhan menjalankan manajemen dalam suatu rapat anggota dengan menetapkan:
* Anggaran dasar
* Kebijaksanaan umum serta pelaksanaan keputusan koperasi
* Pemilihan/pengangkatan/pemberhentian pengurus dan pengawas
* Rencana kerja, pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya
* Pembagian SHU
* Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.
Tugas dan wewenang Rapat Anggota :
- Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.
- Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.
- Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.
- Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.
- Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).
Pengurus
Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari :
- Unsur Ketua
- Unsur Sekretaris
- Unsur Bendahara
* Pengurus koperasi adalah orang-orang yang bekerja di garis depan, mereka adalah otak dari gerakan koperasi dan merupakan salah satu faktor yang menentukan berhasil tidaknya suatu koperasi.
* Tugas dan kewajiban pengurus koperasi adalah memimpin organisasi dan usaha koperasi serta mewakilinya di muka dan di luar pengadilan sesuai dengan keputusan-keputusan rapat anggota.
Menurut Leon Garayon dan Paul O. Mohn dalam bukunya “The Board of Directions of Cooperatives” fungsi pengurus adalah:
* Pusat pengambil keputusan tertinggi
* Pemberi nasihat
* Pengawas atau orang yang dapat dipercaya
* Penjaga berkesinambungannya organisasi
* Simbol
Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:
1) Secara Kolektif Pengurus bertugas :
- Memimpin organisasi dan kegiatan usaha
- Membina dan membimbing anggota
- Memelihara kekayaan koperasi
- Menyelenggarakan rapat anggota
- Mengajukan rencana RK dan RAPB
- Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan
- Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib
- Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas.
Pengurus berfungsi sebagai : Perencana, Personifikasi Badan Hukum Koperasi, Kesatuan Pimpinan, Penyedia sumberdaya dan pengendali koperasi.
Pengurus berwenang dalam :
- Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,
- Memutuskan penerimaan, penolakan dan pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD,
- Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan karyawan Koperasi,
- Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan anggota sesuai dengan tanggungjawabnya.
Pengurus bertanggungjawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas kepengurusannya setiap tahun buku yang disakikan dalam Laporan Pertanggungjawaban tahunan.
2) Secara Perorangan :
a) Ketua :
- Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,
- Berfungsi sebagai pengurus, selaku pimpinan,
- Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara,,
- Bertanggungjawab pada Rapat Anggota
b) Sekretaris :
- Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.
- Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.
- Berwenang menentukan kebijaksanaan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.
c) Bendahara :
- Bertugas mengelolan keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.
- Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.
- Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani surat-surat berharga bersama unsur Ketua.
- Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap melalui ketua.
Pengawas
Tugas pengawas adalah melakukan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi, termasuk organisasi, usaha-usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus, serta membuat laporan tertulis tentang pemeriksaan.
Pengawas bertindak sebagai orang-orang kepercayaan anggota dalam menjaga harta kekayaan anggota dalam koperasi.
Syarat-syarat menjadi pengawas yaitu:
- mempunyai kemampuan berusaha
- mempunyai sifat sebagai pemimpin, yang disegani anggota koperasi dan masyarakat sekelilingnya. Dihargai pendapatnya, diperhatikan saran-sarannya dan iindahkan nasihat-nasihatnya.
- Seorang anggota pengawas harus berani mengemukakan pendapatnya.
* Rajin bekerja, semangat dan lincah.
* pengurus sulit diharapkan untuk bekerja full time.
* Pengurus mempunyai tugas penting yaitu memimpin organisasi sebagai keseluruhan.
* Tugas manajer tidak dapat dilaksanakan sebagai tugas sambilan tapi harus dilaksanakan dengan penuh ketekunan
Pengertian dan arti pentingnya;
“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.
H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :
“Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are the two sides of the same coin)”
Fungsi Pengawasan;
Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :
1. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.
2. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;
3. Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya;
4. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;
Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;
1. Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;
2. Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;
3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi;
4. Pengawasan harus bersifat fleksibel;
5. Dapat merefleksikan pola organisasi
Macam-macam Pengawasan;
Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:
1. Dari subyek yang mengawasi :
- Pengawasan internal dan eksternal;
- Pengawasan langsung dan tidak langsung;
- Pengawasan formal dan informal;
- Pengawasan manajerial dan staf
2. Dari sudut obyek yang diawasi :
- Material dan produk jadi, yang sasarannya:
a) Kualitas produk/material dengan standar kualitas
b) Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas
- Keuangan dan biaya, yang sasarannya:
a) Anggaran dan pelaksanaannya
b) Biaya-biaya yang dikeluarkannya
c) Pendapatan/penerimaan dalam bentuk uang
- Waktu/time, sasarannya adalah :
a) Penggunaan waktu
b) Pemberian waktu/timing
c) Kecepatan atau speed
- Personalian, sasarannya :
a) Tingkat kejujuran
b) Kesetiaan/loyalitas
c) Kerajinan dengan absensi
d) Tingkah laku dan kesetiakawanan
Waktu Pengawasan :
1. Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan
2. Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan
Sifat Pengawasan :
1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya
2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.
3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.
4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.
Prosedur Pengawasan :
Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :
1. Menetapkan rencana pengawasan;
2. Melaksanakan pengawasan;
3. Melakukan penilaian/evaluasi
Teknik-teknik Pengawasan :
Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :
1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)
2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran
3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)
4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits)
Manajer
Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.
Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;
1) Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,
2) Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :
(a) Sebagai pemimpin tingkat pengelola,
(b) Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,
(c) Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif
3) Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Pengurus
4) Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.
Tata Kerja Manajer
1) Hubungan Kerja Manajer :
a) Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.
b) Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.
c) Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer setingkat Pengelola.
2) Tata Kerja Manajer :
a) Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,
b) Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,
c) Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,
d) Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,
e) Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,
f) Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.
3) Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :
a) Bagian Sekretariat
b) Bagian Keuangan
c) Bagian Administrasi
d) Unit-Unit Usaha Produktif
Prosedur dan uraian tugas pelaksana/karyawan diatur dalam ketentuan tersendiri, agar tdak tumpang tindih dengan uraian tugas Pengurus maupun Pengawas.
* Peranan manajer adalah membuat rencana ke depan sesuai dengan ruang lingkup dan wewenangnya; mengelola sumberdaya secara efisien, memberikan perintah, bertindak sebagai pemimpin dan mampu melaksanakan kerjasama dengan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi (to get things done by working with and through people).
Pendekatan Sistem pada Koperasi
* Menurut Draheim koperasi mempunyai sifat ganda yaitu:
- organisasi dari orang-orang dengan unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial (pendekatan sosiologi).
- perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (pendekatan neo klasik).
Interprestasi dari Koperasi sebagai Sistem
* Kompleksitas dari perusahaan koperasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini dinamakan sebagai Socio technological system yang selanjutnya terjadi hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka, sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.
Cooperative Combine adalah sistem sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber. Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain.
Contoh Cooperative Interprise Combine :
Koperasi penyediaan alat pertanian, serba usaha, kerajinan, dan industri.
Tugas usaha pada Sistem Komunikasi (BCS)
* The Businnes function Communication System (BCS) adalah sistem hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggotaa mengenai beberapa tugas perusahaan.
Sistem Komunikasi antar anggota (The Interpersonal Communication System (ICS)
* ICS adalah hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan.
* ICS meliputi pembentukan/terjadi sistem target dalam koperasi gabungan.
Sistem Informasi Manajemen Anggota
* Koordinasi dari suatu sistem yang ada melicinkan jalannya Cooperative Combine (CC), koordinasi yang terjadi selalu lewat informasi dan dengan sendirinya membutuhkan informasi yang baik.
* Manajemen memberikan informasi pada anggota, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan organisasi dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin.
Dimensi struktural dari Cooperative Combine (CC)
* Konfigurasi ekonomi dari individu membentuk dasar untuk pengembangaaan lebih lanjut.
* Sifat-sifat dari anggota à sifat dari orang atau anggota organisasi serta sudut pandang anggota.
* Intensitas kerjasama à semakin banyak anggota semakin tinggi intensitas kerjasama atau tugas manajemen
* Distribusi kemampuan dalam menentukan target dan pengambilan keputusan.
* Formalisasi kerjasama, fleksibilitas kerjasama dalam jangka panjang dan dapat menerima dan menyesuaikan perubahan.
* Stabilitas kerjasama.
* Tingkat stabilitas dalam CC ditentukan oleh sifat anggota dalam soal motivasi, kebutuhan bergabung dan lain-lain.
Sumber :
